Є така робота, яка з боку виглядає просто: подати звітність вчасно. Але кожен бухгалтер добре знає, що за цією “простотою” стоїть постійний контроль строків, організацій, податкових систем, відповідальних осіб, статусів, дедлайнів і змін у правилах.
А якщо компанія обслуговує не одну організацію, а десять, двадцять, п’ятдесят або сто? Тоді звітність легко перетворюється на окремий світ, де один пропущений термін може коштувати штрафів, конфліктів із клієнтом і зайвих нервів.
Саме для таких задач у K2 ERP розвивається модуль контролю подачі звітності. Його мета проста: прибрати ручний хаос, Excel-таблиці, нагадування “десь у голові” і дати керівнику або бухгалтеру зрозумілу систему контролю.
Навіщо потрібен модуль контролю звітності
У бухгалтерській компанії або у великій групі підприємств завжди є багато однотипних задач. По кожній організації потрібно розуміти:
які звіти потрібно подавати;
за який період вони подаються;
до якої дати треба встигнути;
хто відповідальний за подачу;
у якому статусі зараз звіт;
чи є прострочення;
чи наближається дедлайн.
Коли організацій мало, це ще можна якось тримати в таблицях. Але коли їх багато, ручний контроль дуже швидко починає давати збої. Один звіт забули створити, інший передали не тому відповідальному, третій залишився без статусу, четвертий прострочили через те, що змінився дедлайн.
Тому головна ідея модуля — система повинна сама допомагати контролювати процес, а не просто бути ще однією таблицею для ручного заповнення.
Довідник звітних періодів
У модулі є довідник звітних періодів. У ньому зберігаються типові періоди, за які подаються звіти: місячні, квартальні, річні та інші.
Для кожного звітного періоду можна вказати назву, термін подачі та кількість днів після завершення періоду, протягом яких потрібно подати звіт.
Цей довідник виконує одразу дві функції.
По-перше, він використовується системою для автоматичного розрахунку дедлайнів. По-друге, це зручна підказка для бухгалтера або відповідальної особи. Не потрібно тримати всі строки в голові або постійно шукати їх у сторонніх джерелах. Вся базова інформація знаходиться в одному місці.
Шаблони звітності по організаціях
У попередній логіці модуля вже були налаштування організацій: податкові системи, податкові ознаки, відповідальні особи та шаблони звітності.
Саме шаблони є основою для подальшої автоматизації. У шаблоні зазначається, який саме звіт потрібно подавати, з якою періодичністю, який дедлайн має бути застосований і хто відповідає за його виконання.
Наприклад, одна організація може подавати ПДВ щомісяця, інша — звітність платника єдиного податку, третя — фінансову звітність за квартал або рік. Кожна організація має свої правила, свої строки і своїх відповідальних.
Раніше такі речі часто доводилося вести вручну. Але ручне створення звітів для багатьох організацій — це саме той вид роботи, який забирає багато часу і не створює додаткової цінності. Тому в модулі з’явилася масова генерація звітів.
Масова генерація звітів
Новий функціонал дозволяє автоматично створювати звіти на основі шаблонів.
У системі передбачено два сценарії:
масова генерація звітів для однієї організації;
масова генерація звітів для всіх організацій у межах поточного проєкту.
Це означає, що бухгалтеру або керівнику не потрібно вручну створювати кожен звіт окремо. Достатньо один раз налаштувати шаблони, після чого система сама сформує необхідні звіти до кінця поточного звітного року.
Наприклад, якщо по організації потрібно подавати ПДВ щомісяця, фінансову звітність щокварталу і ще кілька типів декларацій, система автоматично створить ці задачі на майбутні періоди. У кожного звіту буде свій дедлайн, відповідальний і початковий статус.
Для бухгалтерської компанії, яка веде багато клієнтів, це суттєво зменшує рутину. Один раз налаштували правила — і далі система сама формує календар подачі звітності.
Чому система пропускає частину звітів
Під час генерації система може показати, що частину звітів створено, частину оновлено, а частину пропущено.
Важливо розуміти: пропущені звіти — це не помилка.
Якщо система запускається всередині року, немає сенсу створювати звіти за ті періоди, дедлайни по яких уже давно минули. Наприклад, якщо зараз червень, то створювати звітність за січень або лютий зазвичай вже не потрібно. Вона або вже подана, або неактуальна для поточного контролю.
Щоб не засмічувати модуль зайвими записами, система пропускає звіти, строк подачі яких вже минув на момент генерації.
Це особливо актуально на початку роботи з модулем. А вже з нового звітного року достатньо запустити масову генерацію на початку року — і система створить усі звіти наперед до кінця року.
Перегенерація при зміні строків або відповідальних
Окрема корисна можливість — перегенерація вже створених звітів.
У реальному житті часто буває так, що змінюються правила, строки або внутрішня організація роботи. Наприклад, змінився дедлайн подачі певного звіту. Раніше звіт потрібно було подати до 20 числа, а тепер до 22 або 15.
Якщо таких звітів багато, вручну змінювати дедлайн у кожному документі — це довго і незручно.
У K2 ERP це вирішується простіше: достатньо змінити налаштування в шаблоні і знову запустити генерацію. Система пройде по вже створених звітах і оновить дедлайни.
Так само працює і зміна відповідального.
Якщо працівник звільнився, пішов у відпустку або звітність передали іншому бухгалтеру, не потрібно відкривати кожен звіт окремо. Достатньо змінити відповідального в шаблоні і виконати перегенерацію. Після цього відповідальний оновиться у відповідних звітах.
Це дуже важливо для компаній, де облік ведеться командою. Бо відповідальність за звітність має бути не “десь у переписці”, а чітко зафіксована в системі.
Журнал звітів
Після генерації всі створені звіти потрапляють у журнал.
У журналі видно організацію, тип звіту, період, дедлайн, відповідального і статус. Це вже не просто довідник і не статична таблиця. Це робочий інструмент, з яким відповідальні особи можуть працювати щодня.
Звіти можна опрацьовувати, змінювати статуси, контролювати наближення строків і бачити, що вже подано, а що ще потребує уваги.
Для зручності система може підсвічувати звіти, по яких наближається строк подачі або вже є прострочення. Наприклад, якщо декларацію з ПДВ потрібно подати до 20 числа, система зверне на це увагу заздалегідь.
Це дозволяє не ловити проблеми постфактум, а бачити їх до того, як вони перетворяться на штрафи.
Поточний стан по організаціях
Ще одна важлива сторінка модуля — “Поточний стан”.
Вона потрібна для керівника, головного бухгалтера або менеджера, який контролює загальну картину по всіх організаціях.
На цій сторінці відображається зведена інформація по кожній організації:
скільки звітів потрібно подати;
скільки вже подано;
скільки прийнято;
скільки ще залишається в роботі;
хто відповідальний;
який найближчий строк подачі;
чи є прострочені звіти.
Це дуже зручно, тому що керівнику не потрібно кожного разу відкривати повний журнал і вручну шукати проблеми. Достатньо зайти на сторінку поточного стану і одразу побачити, де все нормально, де наближається дедлайн, а де вже є критична ситуація.
Якщо по організації є прострочений звіт, система це показує. І одразу зрозуміло, з ким потрібно говорити, який звіт перевірити і що потрібно зробити.
Для кого цей модуль особливо корисний
Модуль контролю подачі звітності буде корисним для бухгалтерських компаній, які ведуть багато клієнтів, для аутсорсингових центрів, для груп компаній, холдингів, керуючих компаній, а також для внутрішніх бухгалтерських служб, які обслуговують кілька юридичних осіб.
Особливо він потрібен там, де звітність ведеться не однією людиною, а командою. Коли є багато відповідальних, різні організації, різні податкові системи і різні строки, без централізованого контролю дуже легко втратити прозорість.
K2 ERP дозволяє зібрати цей процес в одному місці: від шаблонів і генерації до статусів, дедлайнів, відповідальних і поточного контролю.
Менше рутини — більше контролю
Головна цінність модуля не в тому, що він просто “створює звіти”. Його цінність у тому, що він забирає з бухгалтерської роботи багато ручної, повторюваної і ризикованої рутини.
Не потрібно кожного разу вручну створювати однотипні записи.
Не потрібно тримати всі строки в голові.
Не потрібно шукати в Excel, хто відповідає за конкретну організацію.
Не потрібно вручну міняти дедлайни у десятках звітів.
Не потрібно наприкінці місяця панічно перевіряти, чи нічого не забули.
Система сама допомагає тримати процес під контролем.
Для керівника це означає прозору картину по всіх організаціях. Для бухгалтера — зрозумілий список задач. Для компанії — менше ризиків і більше порядку.
Висновок
Контроль подачі звітності — це не дрібна допоміжна функція. Для компаній, які обслуговують багато організацій, це один із ключових процесів.
Бо звітність — це завжди строки, відповідальність і ризики. І чим більше організацій, тим важче контролювати все вручну.
Модуль контролю подачі звітності в K2 ERP дозволяє автоматизувати створення звітів, контролювати дедлайни, призначати відповідальних, бачити статуси і швидко реагувати на прострочення.
Фактично це інструмент, який допомагає перейти від ручного контролю “на пам’ять” до системної роботи.
А коли система вчасно підказує, що потрібно подати, по якій організації, до якої дати і хто за це відповідає, бухгалтерська робота стає значно спокійнішою.
І, що важливо, набагато контрольованішою.