Перехід з 1С або BAS на нову ERP-систему — це не просто технічне перенесення бази. На практиці це повноцінний проєкт, у якому потрібно розібратися, як працює компанія, які дані потрібно зберегти, який функціонал є критичним, що було дороблено в старій системі, а що вже втратило актуальність.
Саме тому ми розглядаємо розробку K2 ERP на замовлення як один із найкращих варіантів переходу з 1С та BAS, особливо для компаній зі складною структурою, великою кількістю доробок, нестандартним обліком або кількома напрямками діяльності.
У 1С та BAS існує велика кількість типових конфігурацій. Їх більше сотні, і кожна з них могла змінюватися під потреби конкретного підприємства. Десь були незначні доробки, десь повністю перероблена логіка документів, довідників, звітів, обліку, інтеграцій або бізнес-процесів.
Крім того, потрібно розуміти важливу річ: 1С розвивалась більше 30 років. За цей час було створено велику кількість конфігурацій, галузевих рішень, обробок, звітів, модулів і доробок. BAS успадкувала значну частину цієї логіки і також має багато варіантів використання.
Тому некоректно очікувати, що будь-яка нова ERP-система з першого дня буде мати абсолютно всі можливі модулі, які колись були реалізовані в різних конфігураціях 1С або BAS. Це нормальна ситуація. Але перевага замовного підходу в тому, що якщо певного модуля або функціоналу ще немає в K2 ERP, його можна розробити в межах проєкту згідно з технічним завданням.
Тобто після виконання робіт замовник отримує не відповідь “цього немає”, а готовий функціонал, який був потрібен саме його компанії.
Чому типовий перехід не завжди працює
Типовий перехід підходить тоді, коли система у клієнта справді типова. Тобто є стандартна конфігурація, мінімум змін, зрозуміла структура довідників, невеликий обсяг даних і немає складного функціоналу, який потрібно відтворювати.
У такому випадку можна зробити стандартне впровадження: перенести довідники, залишки, частину документів, налаштувати користувачів, права доступу, базові звіти — і компанія може почати працювати.
Але в реальному бізнесі часто все складніше.
Багато компаній працювали в 1С або BAS роками. За цей час система змінювалася під конкретні задачі: додавалися нові документи, змінювалися форми, дороблялися звіти, змінювалися правила розрахунків, налаштовувалися інтеграції з сайтами, банками, складським обладнанням, CRM, телефонією, виробництвом або іншими системами.
Часто буває, що частина логіки вже не описана в документації. Користувачі просто звикли, що “воно так працює”. А коли починається перехід на нову ERP, з’ясовується, що за цим “воно так працює” стоїть складний алгоритм, який потрібно або перенести, або переосмислити, або реалізувати по-новому.
Саме тому типовий перехід може не дати потрібного результату. Він переносить стандартну структуру, але не завжди враховує реальну логіку бізнесу.
Що таке замовна розробка K2 ERP
Замовна розробка K2 ERP — це підхід, при якому ми не просто встановлюємо готову конфігурацію, а адаптуємо ERP-систему під конкретну компанію, її структуру, процеси, дані та вимоги.
Ми вникаємо в те, як працює бізнес. Аналізуємо стару систему, дивимося, які конфігурації використовуються, які є дописки, які документи та звіти реально потрібні, які дані треба перенести, які процеси мають бути автоматизовані.
Після цього формується технічне завдання. У ньому описується, що саме потрібно реалізувати в K2 ERP, які дані переносити, які модулі налаштовувати, які звіти створювати, які права доступу потрібні, які бізнес-процеси повинні працювати.
Тобто ми не намагаємося “натягнути” бізнес на типову конфігурацію. Ми робимо рішення під задачу.
Якщо під час аналізу виявляється, що певний модуль ще не реалізований або потребує доробки, це не є проблемою. У межах замовної розробки такий функціонал описується в технічному завданні і реалізується під конкретний проєкт.
Саме в цьому і полягає сильна сторона K2 ERP на замовлення: система розвивається не абстрактно, а під реальні задачі клієнтів, які впроваджують її у своєму бізнесі.
Чому не варто порівнювати K2 ERP з усією історією 1С/BAS одразу
Іноді під час обговорення переходу виникають питання: “А чи є у вас такий модуль?”, “А чи є така функція?”, “А в 1С у нас була така обробка”, “А в BAS це вже є”.
Такі питання нормальні. Але потрібно правильно розуміти контекст.
1С розвивалась понад 30 років. За цей період було створено величезну кількість типових і нетипових рішень. Частина з них розроблялася самою платформою, частина — партнерами, частина — внутрішніми програмістами компаній, частина — окремими фахівцями під конкретні задачі.
BAS також має багато конфігурацій і сценаріїв використання. У різних компаніях одна й та сама конфігурація могла бути змінена настільки, що фактично перетворилася на окрему систему.
K2 ERP проходить шлях розвитку через реальні впровадження. Ми реалізуємо ті модулі та функції, які потрібні клієнтам у конкретних проєктах. Якщо компанії потрібен певний функціонал, він описується, оцінюється і розробляється згідно з технічним завданням.
Тому відсутність якогось модуля на старті переговорів не означає, що його не буде. Це означає, що його потрібно включити в проєкт, оцінити обсяг робіт і реалізувати.
Для клієнта це часто навіть краще, ніж брати “готовий” модуль, який формально існує, але не зовсім відповідає його процесам. У замовному проєкті функціонал створюється під реальні вимоги, а не під усереднену модель бізнесу.
Чим типова робота відрізняється від замовної
Типова робота — це коли є готовий сценарій впровадження. Наприклад, стандартний набір довідників, документів, звітів, ролей і правил перенесення даних. Такий підхід має сенс, коли компанія працює стандартно і не потребує суттєвої адаптації.
Перевага типової роботи — вона швидша і дешевша. Але її недолік у тому, що вона не враховує складні відмінності конкретного бізнесу.
Замовна робота — це інший рівень. Тут спочатку потрібно розібратися, що саме є в поточній системі, як воно використовується, що з цього треба переносити, а що ні. Потім потрібно адаптувати K2 ERP під ці процеси, реалізувати потрібний функціонал і перенести дані з урахуванням змінених структур.
При замовній роботі ми враховуємо, що у клієнта в 1С або BAS могли бути:
- змінені довідники;
- нестандартні документи;
- дописані реквізити;
- власні алгоритми розрахунків;
- змінені проводки або правила обліку;
- нестандартні друковані форми;
- унікальні звіти;
- зовнішні обробки;
- інтеграції;
- нестандартна структура компаній;
- нетипова логіка складів, виробництва, продажів або закупівель.
Тому замовна розробка — це не просто більше роботи. Це більш правильна робота для складних випадків.
У чому головна перевага замовного переходу
Головна перевага замовного переходу на K2 ERP у тому, що ми переносимо не хаос старої системи, а потрібну бізнесу логіку.
Стара система могла накопичувати помилки роками. У довідниках можуть бути дублікати. Частина номенклатури може бути неактуальною. Контрагенти можуть повторюватися. Документи могли вводитися по-різному різними користувачами. Деякі звіти могли створюватися для задач, які вже давно не актуальні.
Якщо просто перенести все підряд, компанія отримає нову ERP зі старими проблемами.
Замовний підхід дозволяє зробити інакше. Ми можемо оцінити, які дані справді потрібні, які треба очистити, які залишити в архіві, які перенести у вигляді залишків, а які — як історичні документи.
Це дає можливість не просто перейти з 1С або BAS, а навести порядок у системі обліку.
Ще одна важлива перевага: якщо в K2 ERP на момент старту проєкту немає якогось специфічного функціоналу, який потрібен клієнту, він може бути розроблений у межах замовного впровадження. Після завершення робіт цей модуль уже буде працювати згідно з погодженим технічним завданням.
Таким чином, клієнт отримує не компромісне рішення, а систему, адаптовану під власні процеси.
Перехід з 1С/BAS — це не тільки перенесення даних
Дуже часто клієнти спочатку думають, що головна задача — перенести інформацію. Але перенесення інформації — це лише частина проєкту.
Не менш важливо відповісти на питання:
- які бізнес-процеси повинні працювати в новій системі;
- які документи потрібні користувачам;
- які звіти потрібні керівництву;
- як будуть налаштовані права доступу;
- які дані вважаються основними;
- що робити з дублями;
- як перевіряти правильність перенесення;
- як користувачі будуть працювати після запуску;
- який функціонал зі старої системи треба повторити;
- який функціонал краще зробити по-новому;
- які модулі треба доробити в K2 ERP під конкретну задачу.
Саме тому ми завжди розглядаємо перехід як комплексну задачу: аудит, технічне завдання, розробка, налаштування реплікатора, перенесення даних, тестування, паралельна робота і запуск.
Етап 1. Аудит поточної системи
Перед початком робіт потрібно провести оцінку того, що є у клієнта зараз. Без цього неможливо нормально порахувати строки, бюджет і складність проєкту.
Під час аудиту ми дивимося:
- яка конфігурація 1С або BAS використовується;
- скільки баз і компаній потрібно переносити;
- які є доробки;
- які обсяги даних;
- які довідники використовуються;
- які документи критичні;
- які звіти потрібні;
- які інтеграції працюють;
- які процеси потрібно зберегти;
- які дані можна не переносити;
- які є проблеми в якості даних;
- які підрозділи працюють у системі;
- які користувачі і ролі потрібні;
- яких модулів або функцій не вистачає в поточному варіанті K2 ERP і що потрібно розробити.
Цей етап дуже важливий. Бо неможливо однаково оцінювати невелику компанію з простою бухгалтерією і великий бізнес із кількома юридичними особами, складами, виробництвом, управлінським обліком і великою кількістю доробок.
Після аудиту стає зрозуміло, що саме потрібно робити і який обсяг робіт закладати в проєкт.
Етап 2. Підготовка технічного завдання
Після аудиту формується технічне завдання. Це основний документ, за яким виконується замовна розробка.
У технічному завданні потрібно описати:
- які модулі K2 ERP впроваджуються;
- які довідники потрібно перенести;
- які документи потрібно реалізувати;
- які звіти потрібно зробити;
- які алгоритми треба перенести зі старої системи;
- які процеси потрібно автоматизувати;
- які права доступу налаштувати;
- які інтеграції потрібні;
- які дані переносити за історичний період;
- які дані переносити тільки залишками;
- як буде перевірятися якість перенесення;
- які модулі потрібно доробити;
- який новий функціонал потрібно створити;
- які етапи запуску;
- які критерії готовності системи.
Технічне завдання потрібне не для формальності. Воно захищає і замовника, і розробника. Замовник розуміє, що саме буде реалізовано. Розробник розуміє, який результат потрібно отримати.
Особливо важливо фіксувати в ТЗ ті функції, яких ще немає в готовому вигляді. Якщо модуль потрібно доробити або створити з нуля, це має бути описано, оцінено і включено в план робіт.
Без ТЗ замовна розробка швидко перетворюється на нескінченний процес: “а давайте ще це”, “а ми думали, що це теж входить”, “а в старій системі було інакше”. Тому ТЗ — це основа керованого проєкту.
Етап 3. Розробка та адаптація K2 ERP
Після погодження технічного завдання починається розробка та адаптація K2 ERP під задачі клієнта.
Орієнтовно ми передбачаємо 3–4 місяці на реалізацію функціоналу згідно з ТЗ. Реальний строк залежить від складності задачі, кількості модулів, обсягу доробок і кількості процесів, які потрібно автоматизувати.
На цьому етапі ми реалізуємо потрібні документи, довідники, звіти, алгоритми, права доступу, бізнес-процеси та інтерфейси. Якщо потрібно — адаптуємо систему під специфіку складу, продажів, закупівель, виробництва, фінансів, управлінського обліку або іншого напрямку.
Якщо певний модуль на початку проєкту ще не був готовий або був реалізований не повністю, саме на цьому етапі він доробляється згідно з технічним завданням. Після завершення робіт замовник отримує функціонал, який можна використовувати в роботі.
Тут важливо, що ми не просто копіюємо стару 1С або BAS. Ми аналізуємо, що зі старого функціоналу справді потрібно, а що краще зробити інакше.
Бо інколи стара система містить рішення, які колись були актуальні, але зараз уже тільки заважають. У новій ERP є можливість зробити процеси простішими, зрозумілішими і контрольованішими.
Етап 4. Налаштування реплікатора та перенесення інформації
Окремий великий блок робіт — це налаштування реплікатора і перенесення інформації.
Ми орієнтовно передбачаємо 1–2 місяці на налаштування реплікатора, правила перенесення, тестову міграцію, перевірку даних і виправлення помилок.
Цей етап часто недооцінюють. Але насправді перенесення даних — це великий шматок роботи.
Потрібно не просто взяти дані зі старої бази. Потрібно зрозуміти їхню структуру, зіставити зі структурою K2 ERP, визначити правила відповідності, перевірити якість довідників, прибрати дублікати, перенести залишки, документи, взаєморозрахунки, історію або інші дані згідно з ТЗ.
Особливо складно, якщо в старій системі були змінені структури. Наприклад, дописані реквізити, змінені документи, нестандартні довідники або специфічні алгоритми.
Саме тому налаштування перенесення інформації потрібно рахувати окремо. Це не дрібна технічна операція, а повноцінний етап проєкту.
Етап 5. Тестування і перевірка даних
Після перенесення даних потрібно провести перевірку.
Ми звіряємо:
- залишки;
- довідники;
- документи;
- взаєморозрахунки;
- складські дані;
- фінансові показники;
- звіти;
- права доступу;
- роботу бізнес-процесів;
- коректність алгоритмів;
- роботу нових або дороблених модулів.
На цьому етапі дуже важлива участь користувачів замовника. Розробник може перевірити технічну правильність, але тільки користувачі бізнесу можуть сказати, чи відповідає система реальній роботі компанії.
Тому тестування не можна пропускати або скорочувати до мінімуму. Воно дозволяє знайти проблеми до запуску, а не тоді, коли компанія вже повністю перейшла на нову систему.
Етап 6. Паралельна робота до повного переходу
Ми рекомендуємо передбачати 1–3 місяці паралельної роботи старої і нової системи до повного переходу.
Це означає, що компанія певний час може звіряти результати в 1С/BAS і K2 ERP, перевіряти документи, залишки, звіти, алгоритми, роботу користувачів і коректність процесів.
Такий підхід зменшує ризики. Перехід не відбувається різко в один день, коли стара система вимикається, а нова ще не перевірена. Компанія поступово переконується, що все працює правильно.
Особливо це важливо для середнього і великого бізнесу, де помилка в обліку може вплинути на склад, фінанси, виробництво, продажі, клієнтів або управлінську звітність.
Чому замовний перехід потрібно рахувати за калькуляцією
Замовна розробка K2 ERP і перенесення даних з 1С/BAS не можуть мати одну фіксовану ціну для всіх.
Тут усе залежить від обсягу і складності робіт.
На вартість впливають:
- кількість компаній;
- кількість баз;
- розмір бази;
- кількість користувачів;
- кількість довідників;
- кількість документів;
- обсяг історії, яку потрібно переносити;
- кількість доробок у старій системі;
- складність функціоналу;
- наявність виробництва;
- складність складського обліку;
- наявність управлінського обліку;
- кількість звітів;
- кількість інтеграцій;
- якість даних;
- потреба в очищенні даних;
- потреба в паралельній роботі;
- вимоги до тестування і запуску;
- кількість модулів, які потрібно доробити або створити.
Тому перед початком робіт потрібно робити оцінку і калькуляцію. Це чесний підхід.
Одна справа — перенести невелику базу компанії з простими залишками. Інша справа — переносити велику конфігурацію з великою кількістю дописок, складною логікою, нестандартними звітами і кількома юридичними особами.
Це різні проєкти, різні ризики, різні строки і різна вартість.
Які ризики є при переході з 1С та BAS
Будь-який складний перехід має ризики. Їх потрібно не приховувати, а враховувати ще на старті.
Основні ризики:
- стара база має багато помилок;
- у довідниках є дублікати;
- документи вводилися по-різному;
- частина доробок не описана;
- немає документації на стару систему;
- користувачі звикли до нестандартної логіки;
- різні компанії ведуть облік по-різному;
- старі звіти не відповідають поточним потребам;
- частина даних уже неактуальна;
- складно визначити, що переносити, а що ні;
- замовник очікує, що нова система автоматично повторить усе старе;
- не виділено достатньо часу на тестування;
- користувачі не залучені до перевірки;
- запуск хочуть зробити швидше, ніж це реально безпечно;
- частина потрібного функціоналу ще не реалізована і потребує доробки.
Останній пункт не потрібно сприймати як проблему. Це нормальна частина замовного проєкту. Якщо певного функціоналу не вистачає, він описується в ТЗ, оцінюється і реалізується.
Саме для цього і потрібен поетапний підхід: аудит, ТЗ, розробка, перенесення, тестування, паралельна робота і тільки потім повний запуск.
Чому не потрібно копіювати 1С або BAS один в один
Часто під час переходу виникає бажання зробити в новій системі “так само, як було в 1С”. Але це не завжди правильний шлях.
Якщо стара система створювалася роками, у ній могли накопичитися не тільки корисні доробки, а й застарілі рішення, тимчасові обхідні механізми, зайві звіти, дублікати, неактуальні довідники і складна логіка, яка вже не потрібна.
Тому при переході на K2 ERP важливо не просто копіювати стару систему. Важливо зрозуміти, що з неї справді потрібно бізнесу.
Ми зазвичай ділимо функціонал на кілька груп:
- те, що потрібно перенести обов’язково;
- те, що потрібно реалізувати, але краще зробити по-новому;
- те, що можна замінити стандартним функціоналом K2 ERP;
- те, що потрібно доробити в K2 ERP під конкретну задачу;
- те, що краще залишити в архіві;
- те, що вже не потрібно переносити.
Такий підхід дозволяє отримати не клон старої системи, а нормальну сучасну ERP, яка відповідає актуальним задачам компанії.
Чому розвиток K2 ERP через замовні проєкти — це перевага
K2 ERP розвивається через реальні впровадження і реальні задачі бізнесу. Це важливо.
Коли клієнт приходить із конкретною потребою, ми не просто кажемо, що такого функціоналу немає. Ми аналізуємо задачу, описуємо її, оцінюємо обсяг робіт і реалізуємо потрібне рішення.
У результаті клієнт отримує функціонал, який відповідає його процесам, а не абстрактному уявленню про те, як має працювати “середня компанія”.
Такий підхід особливо цінний для бізнесу, який не вкладається в типові рамки. Наприклад, для компаній зі складним виробництвом, нестандартною логістикою, власною схемою управлінського обліку, складними взаєморозрахунками або специфічними галузевими процесами.
Готова типова конфігурація може мати багато функцій, але частина з них буде зайвою, а частини потрібних саме вам функцій може не бути. Замовна розробка дозволяє вирішити це питання правильно: зробити те, що потрібно, і не перевантажувати систему зайвим.
Що отримує компанія після замовного переходу
Після правильно організованого переходу компанія отримує не просто нову програму.
Вона отримує систему, у якій:
- врахована реальна структура бізнесу;
- перенесені потрібні дані;
- реалізований необхідний функціонал;
- дороблені або створені потрібні модулі;
- налаштовані права доступу;
- є потрібні звіти;
- прибрано частину старого хаосу;
- процеси стали зрозумілішими;
- користувачі розуміють, як працювати;
- керівництво отримує потрібну інформацію;
- є можливість розвивати систему далі.
Це і є головна перевага K2 ERP на замовлення. Система створюється не абстрактно, а під конкретні задачі конкретного бізнесу.
Орієнтовні строки проєкту
Для замовного переходу з 1С/BAS на K2 ERP ми орієнтовно передбачаємо такі строки:
3–4 місяці — розробка та адаптація K2 ERP згідно з технічним завданням.
1–2 місяці — налаштування реплікатора, перенесення інформації, тестова міграція, перевірка і виправлення помилок.
1–3 місяці — паралельна робота старої і нової системи до повного переходу.
Ці строки не є однаковими для всіх. Вони залежать від розміру компанії, кількості баз, обсягу даних, складності доробок і вимог до функціоналу.
Але такий підхід дозволяє зробити перехід контрольовано, без поспіху і без зайвого ризику для бізнесу.
Коли варто обирати замовну розробку K2 ERP
Замовну розробку варто обирати, якщо:
- у вас не типова 1С або BAS;
- у системі багато доробок;
- є складний функціонал;
- є кілька юридичних осіб;
- є виробництво або складна логістика;
- потрібен управлінський облік;
- є нестандартні звіти;
- потрібно перенести історичні дані;
- потрібно зберегти частину старої логіки;
- потрібно адаптувати систему під конкретні процеси;
- потрібно доробити модулі під ваші задачі;
- не можна ризикувати зупинкою бізнесу;
- потрібен контрольований перехід із паралельною роботою.
У таких випадках типовий сценарій може бути занадто простим. Він не врахує всіх нюансів і може створити проблеми вже після запуску.
Висновок
Перехід з 1С або BAS на K2 ERP потрібно розглядати не як механічне перенесення даних, а як повноцінний проєкт зміни ERP-системи.
Якщо компанія невелика і працює в типовій конфігурації без значних доробок, можна розглядати типовий сценарій переходу. Але якщо система складна, багато років дописувалася, має нестандартний функціонал, велику базу, кілька компаній, складний облік або специфічні бізнес-процеси — краще обирати замовну розробку.
Замовна розробка K2 ERP дозволяє врахувати змінені структури 1С/BAS, перенести потрібні дані, реалізувати необхідний функціонал і адаптувати систему під реальну роботу компанії.
Якщо якогось модуля ще немає або він потребує доробки, це не є перешкодою для проєкту. Це нормальна частина розвитку ERP-системи. Такий модуль описується в технічному завданні, оцінюється, розробляється і після виконання робіт працює згідно з погодженими вимогами.
1С та BAS розвивалися десятиліттями і мають велику кількість конфігурацій. K2 ERP проходить свій шлях розвитку через реальні потреби українських компаній, які звертаються за впровадженням і замовною розробкою.
Ми не просто переносимо інформацію. Ми розбираємося, що повинно працювати, як повинно працювати, які процеси потрібно зберегти, які покращити, які дані перенести і як зробити перехід безпечним для бізнесу.
Саме тому замовний перехід на K2 ERP — це найкраще рішення для компаній, які хочуть не просто замінити 1С або BAS, а отримати сучасну ERP-систему, адаптовану під свої задачі, структуру і майбутній розвиток.